Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Datenschutz. Nachfolgend möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre Rechte informieren

Seit dem 25. Mai 2018 gelten mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) neue Regelungen zum Datenschutz. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der United Internet AG (nachstehend „wir“ bzw. „uns“) sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Weitere Informationen zum Datenschutz der United Internet AG finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die United Internet AG. Sie erreichen die United Internet AG unter:

United Internet AG
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Telefon: +49 2602 96 1100
Fax: +49 2602 96 1013
E-Mail: info@united-internet.de

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der United Internet AG unter:

United Internet AG
Der Datenschutzbeauftragte
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
E-Mail: info@united-internet.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetz (AktG) und aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der United Internet AG sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie – bei Stückaktien – der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.

In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung der Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute/Depotbanken für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. In einigen Fällen kann die United Internet AG personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name und Kontaktdaten, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte zur Hauptversammlung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten Ihrer Aktionärsvertreter zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken, insbesondere zur Führung des Aktienregisters, der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Daneben verwenden wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Abs. 4 DSGVO zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen der United Internet AG erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), unter ande-rem für statistische Zwecke, die Bearbeitung von Kontakt- und Service-Anfragen oder die Teilnahme als Gast an der Hauptversammlung.

In unserem Aktionärsportal verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben, also z. B. um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungsservices zu ermöglichen, eine individuelle Registrierung und elektronische Anmeldung am Aktionärsportal vorzunehmen, für die Dokumentation Ihrer Online-Anmeldung zur Hauptversammlung und Eintrittskartenbestellung, für die Dokumentation der Online-Bestellung, für die Dokumentation über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung in der Hauptversammlung durch den jeweils Bevollmächtigten und Ihrer gegebenen-falls erteilten Weisungen, für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen oder um Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen.

Sollten Sie in unserem Aktionärsportal Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme durch elektronische Kommunikation für die Zusendung der Einladung zur Hauptversammlung, für die Zusendung der Eintrittskarte zur Hauptversammlung, für die Zusendung unseres E-Mail-Newsletters, für die Zusendung von Finanzberichten, für die Teilnahme an einem Aktionärsgewinnspiel oder die Zusendung weiterer Informationen der United Internet AG erteilt haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Empfänger Ihrer Daten

Zur Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der Hauptversammlung (z. B. für Druck und Versand der Einladungsunterlagen oder zur Durchführung der Hauptversammlung) setzen wir zum Teil externe Dienstleister sowie konzernverbundene Unternehmen ein, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden unsere Partner sorgfältig ausgesucht und sind nach Art. 28 DSGVO zur Beachtung der Datenschutzstandards der United Internet AG verpflichtet.

Unser Aktionärsportal wird im Auftrag der United Internet AG von der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG nach den Weisungen der United Internet AG im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO betrieben. Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch Computershare zu deren eigenen Zwecken erfolgt nicht.

Die von uns beauftragten Dienstleister und konzernverbundenen Unternehmen verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der United Internet AG, des Konzernverbunds und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre der United Internet AG nach § 129 Abs. 4 AktG die gegebenenfalls im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung einsehen. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs zugänglich zu machen. Etwaige nach § 122 Abs. 2 AktG bekanntzumachende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden von der United Internet AG ebenfalls unter Nennung der Antragsteller veröffentlicht.

Drittlandstransfers

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere ange-messene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei Dienstleistern in Drittländern können Sie unter unserer den oben genannten Kontaktdaten anfordern.

Datensicherheit

Beim Datentransfer verwenden wir das so genannte SSL-Sicherheitsverfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit einer 256-Bit-Verschlüsselung. Diese Technik bietet höchste Sicherheit und wird daher beispielsweise auch von Banken zum Datenschutz beim Online-Banking eingesetzt. Sie erkennen die Übertragung verschlüsselter Daten, an der Darstellung eines geschlossenen Schlüssel- bzw. Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste bzw. in der Adresszeile Ihres Browsers.

Die United Internet AG sichert das Aktionärsportal und sonstige Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen. Der Zugang zu Ihrem Benutzerkonto ist nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich. Sie sollten Ihre Zugangsinformationen stets vertraulich behandeln und das Browserfenster schließen, wenn Sie die Kommunikation mit uns beendet haben, insbesondere wenn Sie den Computer gemeinsam mit anderen nutzen.

Speicherdauer

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies z.B. im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist.

Rechte der Betroffenen

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, unter den oben genannten Kontaktdaten Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu beantragen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die oben an-gegebenen Kontaktdaten.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.